שעון נוכחות – מערכת מתוחכמת ומובילה לבקרת כניסה אמורה לאפשר לנו לתת הרשאות, לבצע מידור ובקרה ולהפיק דוחות.
בנוסף, כדאי לבחור את המערכת לפי המפרט הטכני המלא המתואר על ידי היצרן ולוודא שהיא מתאימה לנו מבחינת התקציב ומספר העובדים. בחירה נכונה של המערכת תבטיח דיווחי נוכחות על פי החוק ובעיקר תחסוך עוגמת נפש והוצאות מיותרות עבור המעסיק
תפקידו של שעון נוכחות
החוק בישראל מדווח כל מעסיק לבצע רישום מסודר של שעות העבודה והמנוחה של העובדים. את הרישום ניתן לבצע באופן מכאני, אלקטרוני, ממוחשב או ידני. במידה ומבצעים את הרישום בצורה ידנית, יש צורך על פי החוק להחתים גם את העובד וגם את המנהל האחראי. אם המעסיק לא מנהל רישום עובדים, זה אומר שבכל מקרה של תביעה נגדו – נטל ההוכחה הוא עליו.
כמובן שהפתרון המומלץ הוא לשלב בעסק שעון שתפקידו לאסוף את הנתונים בצורה מסודרת ואמינה. השעון מקל על העובדים כי הם יכולים לסמוך עליו, בעוד במקביל הוא גם עושה עבודה מעולה עבור המעסיק מבחינת בקרת השעות וחישוב השכר. כמו כן, יש כיום סוגים שונים של שעונים שבהם אפשר להשתמש וטכנולוגיות מתקדמות לדיוק מרבי.
מערכות שעוני נוכחות המתקדמות בעולם
השוואה בין סוגים שונים של שעונים מראה שיש כמה תכונות שחוזרות על עצמן במערכות המתקדמות בעולם. הנה לדוגמא התכונות המרכזיות שאותן כדאי לוודא שיש במערכת עוד לפני שמשלבים אותה בבית העסק או בארגון:
- ניהול מורשים – כל המערכות הכי מתקדמות בעולם מאפשרות למעסיק לנהל את המורשים. זה אומר לא רק ניהול שוטף מבחינת מעקב ובקרת עובדים, אלא גם איתור מורשים אונליין ובמידת הצורך ניהול קבוצות מורשים שלמות. כאשר למעסיק יש גישה יעילה לניהול מורשים, הוא צריך להשקיע בזה פחות זמן ואף יכול לתת הרשאות במספר דרגות משתנה וגמיש.
- מידור ובקרה – הערך המוסף של המערכות המתקדמות בעולם בא לידי ביטוי בכך שהן מספקות גם פתרונות של מידור ובקרה. כאן השעון כבר חורג מהתפקיד המצומצם והקלאסי שלו, אלא משולב בתוך מערכת מתוחכמת שבה ניתן לשלוט בכל הבקרים במרחב. בנוסף, המערכת המתקדמת מאפשרת לנהל מצבי חירום, לשלב מצלמות אבטחה או מעגל סגור ולקבל מידע מהיר ונגיש מכל בקר בנפרד.
- חלוקה לאזורי זמן – הדור הבא של המערכות המתקדמות בעולם מבוסס על הצורך של מעסיקים וארגונים גדולים בחלוקה לאזורי זמן שונים. לכן ניתן להשתמש במערכת כדי לבצע רישום ותזמון מורשים, מבקרים או קבוצות וגם על מנת לקבל דיווחי הרשאות וכניסות או חסימות אונליין בזמן אמת. לכל אזור זמן יש את ההגדרות שלו, אך הבקרה מרוכזת באותה מערכת ועל בסיס אותו דשבורד.
- הפקת דוחות – מעסיקים שרוצים לעמוד בכללי החוק ובעיקר להבטיח מינימום של עימותים עם העובדים שלהם צריכים לדאוג למערכת מתקדמת שתאפשר להם להפיק דוחות אמינים, ברורים ומדויקים. כאן נכנסת לתמונה מערכת מתקדמת שמבצעת רישום כניסות או יציאות תוך כדי מעקב והיסטוריה, אבל גם מאפשרת לנהל את המבקרים ולהפיק דוחות בחתכים שונים: לפי עובדים, מחלקות, מדורים, מתחמים פיזיים וכן הלאה.
אילו דברים חשוב לבדוק לפני רכישה?
המפרט הטכני המתואר על ידי היצרן יכול לסייע לכל מעסיק להגדיל את הסיכוי לכך שהוא יקבל החלטה נכונה לגבי המערכת המתאימה עבורו. אם בודקים איזה מפרט מתואר על ידי היצרן, יודעים מה המערכת מסוגלת לעשות עוד לפני שקונים אותה. בנוסף, בדיקת המפרט המלא היא הזדמנות מעולה לברר מה יהיה כרוך מבחינת הוצאות על התקנת המערכת. ככל שהמפרט מתקדם יותר ויש למערכת יותר זרועות אבטחה, כך עלות ההתקנה שלה תעלה.
עוד דבר שחשוב לבדוק היא מה מידת ההתאמה של כל מערכת לצרכים של העובדים עצמם. בסופו של דבר, המערכת מיועדת גם על מנת לאפשר למעסיק לעמוד בדרישות החוק אבל גם כדי להקל על העובדים. כדי לעשות את זה, יכול להיות שיהיה מקום לתת עדיפות להקצאה של שעון נוכחות ביומטרי בזיהוי פנים או טביעת אצבע. אמנם השעון הביומטרי עולה קצת יותר, אבל הוא מקל על העובדים ומניק להם תחושת ביטחון ואמון מוגברת.
מעסיקים יכולים לבדוק לאיזה סוג של עבודה מתאימה כל מערכת. אפשרות אחת היא לבחור שעון בסיסי יחסית עבור עובדים שמגיעים פיזית למשרד ויכולים להחתים אותו כאשר הם נכנסים ויוצאים, בעוד אפשרות אחרת היא להעניק הרשאות לשעון שמאפשר דיווח מרחוק. אם העסק מאפשר לעובדים שלו לעבוד מהבית או שמדובר בארגון גדול עם עובדי מכירות ואנשי שטח, הדיווח המרחוק באמצעות אפליקציה או אתר אינטרנט הם חלק בלתי נפרד ממערכת השיקולים של המעסיק.
מבחינת התנהלות, חשוב לבדוק מי עומד מאחורי כל מערכת והאם הניסיון המקצועי שלה מבטיח זמינות מלאה למקרה של תקלה. כל תקלה בשעון או במערכת הדיווחים עלולה לגרור השלכות בלתי הפיכות ונזקים גדולים עבור העסק, כמו למשל חשיפה שלו לתביעת עובדים בגלל מחלוקת על אופן חישוב השכר. כדי למנוע את זה, בודקים מי מוכר לנו את המערכת, האם הוא מנוסה בתחום של דיווחי נוכחות ואיזה המלצות יש עליו מצד קולגות או בעלי עסקים אחרים.
שעון נוכחות ביומטרי
כל שעון לעובדים יכול להציע מספר אפשרויות דיווח. האפשרויות הבולטות הן שעון ביומטרי לדיווחי נוכחות בטביעת אצבע או פנים, שעון שבו מדווחים נוכחות עם כרטיס מגנטי, שעון שבו מדווחים נוכחות עם תג קרבה או כאמור שעון שבו מדווחים נוכחות באמצעות הטלפון או האפליקציה ועם תמיכה בשידור נתוני מיקום לפי GPS. מתוך האפשרויות הקיימות, רוב העובדים וגם המעסיקים מעדיפים את האופציה הביומטרית.
לאופציה הביומטרית יש כמה יתרונות שלא ניתן להתעלם מהם מבחינת בחירת שעון נוכחות לעסק ולעובדים:
- הוא משלב שיטות זיהוי שונות – דגם מתקדם במערכת משוכללת של זיהוי ביומטרי תאפשר לשלב בין השיטות. חוץ מאשר זיהוי טביעת אצבע או פנים ופרצוף, ניתן לשלב בשעון זיהוי על ידי תג קרבה או הקשת קוד. המשמעות היא לא רק רמת אבטחה גבוהה יותר, אלא גם גיבוי למקרה ובו קיימת תקלה בזיהוי הביומטרי או בשידור הנתונים.
- מהירות – הזיהוי הביומטרי מתבצע במהירות, הוא קל ופשוט והוא לא דורש שום סוג של ידע טכני או מעורבות פיזית מצד העובדים. ככל שהזיהוי מהיר ומתקדם יותר, כך העובדים מספיקים לעבוד יותר שעות.
- חסינות בפני העתקות או זיופים – מעסיקים גדולים וקטנים כאחד צריכים לקחת בחשבון מצבים לא נעימים של זיופים או העתקות. בשביל למנוע מראש את האפשרות הזו, מעדיפים זיהוי ביומטרי. לשם השוואה, כרטיסי קרבה ותגי עובדים ניתנים להעביר מעובד לעובד ולכן פחות סומכים עליהם.
לסיכום, עובדים ומעסיקים לא צריכים להיבהל מהחוק שמחייב אותם לנהל את דיווחי הנוכחות וימי החופש של העובדים. במקום זה, כדאי להם לנצל את ההזדמנות ולשלב בארגון את המערכות הכי מתקדמות שבזכותן העובדים מרגישים בטוחים יותר. כמו כן, אפשר לבדוק את כל הדברים החשובים מראש ובהם מפרט טכני, התאמה למספר העובדים, תקציב וסוג הזיהוי.
